Privacy Policy

Privacy notices in accordance with the EU’s General Data Protection Regulation (“GDPR”)
Information as of May 2018

UPT United Product Tankers and its affiliates (referred to as “we”, “our”, or “UPT”) recognizes and respects the rights and privacy of individuals. This includes our customers, current and former employees, suppliers and business partners.
This Notice explains what we do with your personal data, whether we are establishing or continuing our relationship with you, providing you with a service, receiving a service from you or if you are visiting our premises or our website.
It describes how we collect, handle, and process your personal data, and how, in doing so, we comply with our legal obligations. We consider privacy to be important and we are committed to protecting and safeguarding your data privacy rights. The use of the word “processing” in this Notice is intended to include such actions as collecting, handling, using, storing and protecting your personal data.
This Notice applies to the personal data of Data Subjects such as yourself, our Employees, Customers, Visitors, Suppliers of goods and services, Website Users, and others whom we may contact in order to collect more information about our Employees or those whom they have indicated as an Emergency contact.

Legal framework
This Notice is written to comply with the applicable data protection legislation which includes, but is not limited to, the European Union General Data Protection Regulation (GDPR).

Information on the data controller

UPT United Product Tankers GmbH & Co. KG
Große Elbstraße 275
22767 Hamburg

Phone: +49 40 33957 0

How do we use data?
We may process personal data as part of our services. Such processing may include, but is not limited to, employment contracts, anti-money-laundering, risk management, claims handling, document processing, marketing and procurement.

What personal data do we collect?

In order to consider you for employment, or employ you, we need to process certain information about you. We only ask for or collect details that help us provide what is required as part of your application process or employment.
For example, we need information such as your name, age, contact details, education details, employment history, emergency contacts, next of kin, passport size photos, and other relevant information required for the purposes of your employment.
To enable employees to conduct our business, they have been provided with access to one another’s contact information including name, position, telephone number, work address, work e-mail address, and photograph (should you choose to provide one).

To enable us to communicate with you and to ensure that we meet certain legal requirements such as KYC (know your customer) and AML (anti-money-laundering), we need to have certain details of yours or details of individual contacts at your organization (such as their names, telephone numbers and e-mail addresses).
We ensure that our marketing communications to you are relevant and timely.

Website Users
We collect a limited amount of data in order to improve your experience when using our website. This includes information such as the frequency with which you access our website, and the times that our website is most popular.

Suppliers of goods and services
We need contact details of relevant individuals at your organization so that we can communicate with you. We also need other information such as your bank details so that we can pay for the services you provide (if this is part of the contractual arrangements between us).

Emergency contacts
As part of due diligence and in order to protect the vital interests of our Data Subjects, we will under certain circumstances collect emergency contact details.

When visiting our premises, we collect the necessary personal data required for security and notification purposes.

The legal bases we use for lawful processing
In order to conduct business and fulfil our legal, regulatory, and contractual obligations, we need to perform legitimate and fundamental processing activities. These are:

1. Establishing contracts
2. Maintaining contracts
3. Provision of all contracted services
4. Invoicing: remittance, payments, and collections
5. Non-promotional communications
6. Marketing and other promotional communications
7. Risk management contract review
8. Response to Subject Requests
9. Performance measurement
10. IT and telecommunication support services
11. Business Continuity and Contingency Planning
12. Legal and regulatory obligations
13. Responding to enquiries and complaints
14. Workforce planning
15. Training and certifications
16. Emergency communications
17. Interacting with other organizations, industry groups, and professional associations
18. Internal ethics reporting, security, and investigations

Who will access or receive the data?
We need to share the personal information we process with individuals themselves and also with other organizations. The list below contains a description of the types of organizations with which we may need to share some of the personal information we process.

1. Agents and brokers
2. Business associates, other professional bodies, and advisers
3. Central and local government
4. Claimants, beneficiaries, assignees, and payees
5. Claims investigators
6. Complainants, and enquirers
7. Courts and tribunals
8. Credit reference, debt collection, and tracing agencies
9. Current, past, and prospective employers
10. Customers and clients
11. Education and examining bodies
12. Employment and recruitment agencies
13. Financial organizations and advisers
14. Healthcare professionals, social and welfare organizations
15. Law enforcement and prosecuting authorities
16. Ombudsman and other regulatory authorities
17. Other affiliated companies
18. Pension schemes
19. Police forces
20. Private investigators
21. Professional advisers
22. Share Administrators
23. Suppliers and services providers
24. Survey and research organizations
25. Unions, trade associations, professional bodies, and employer associations

The countries where data will be stored, processed and/or transferred
Your personal data we collect may be stored and processed in the EU or any other country in which we or associated third parties maintain facilities. In case we need to transfer your personal data, we will take all reasonable measures to safeguard the transfer of your personal data to third parties in a manner that complies with the applicable data protection laws.

How long will the data be retained?
Retention of specific records may be necessary for one or more of the following reasons:
1. Fulfilling statutory or other regulatory requirements
2. Evidencing events/agreements in case of disputes
3. Operational needs
4. Statistical purposes

In principle, we process and store your data for the duration of our contractual relationship. In addition, we are subject to various retention and documentation requirements. The required periods, e.g. from tax law, can be up to 10 years. Moreover, special statutory provisions can make a longer retention period necessary, e.g. evidence in the context of statutory periods of limitation.
If data are no longer required for compliance with contractual or statutory requirements, they are regularly deleted, unless their limited further processing is necessary for the purposes listed above.

The right to withdraw consent
In situations where we request and receive your consent to perform processing, we are also obliged to stop such processing if you decide to withdraw your consent. Withdrawing consent is as straightforward as giving consent. Withdrawing consent cannot be back-dated so it has no effect on processing already performed during the period of consent.

The right to access, change, delete, restrict, object, request a copy
Under certain circumstances you have rights regarding your personal data. These are:
1. Access to a copy of your personal data
2. Object to processing that you object to
3. Stop receiving direct marketing material
4. Object to decisions being taken by automated means
5. Have inaccurate personal data rectified, blocked, erased or destroyed
6. Lodge a complaint with the relevant data protection authority
7. Claim compensation for damages caused by a breach of the GDPR

If you are an employee, and wish to exercise any of these rights, please follow the relevant company procedure. If you are not an employee, please contact UPT directly.

What happens if the data is not collected?
Your personal data is required for communication and setting up a contractual agreement to provide employment, products, and services. Without this data we will not be able to communicate with you or enter into a contractual agreement with you. This includes both business and employment contracts.
We need personal data to:
1. Enable consensual bilateral communications
2. Engage in pre-contractual activities
3. Honour contractual obligations
4. Be able to employ people

Without this data, we will not be able to perform these primary activities.

Automated decision making
We do not use automated decision making.

A cookie is a small file placed onto internet enabled devices in order to recognize a device upon recurring visits, and in turn enable a website’s features and functionalities. They are widely used in order to make websites work, or work more efficiently, as well as to provide information to the owners of the site.
Cookies may transmit information via a device’s browser with a purpose of authentication or identification via the IP address. For example, cookies enable us to identify a device, secure access to our websites, and keep track of web browsing preferences.
Cookies may also be used for recognizing you as the user when you visit our website, remembering your preferences, and overall giving you a more personalized experience that’s in line with your settings.
Essentially there are two types of cookies:
persistent cookies, and
session cookies
A persistent cookie helps the website (and third-party applications) to recognize you as an existing user, so it is easier to return and continue your existing user experience.
Session cookies are temporary cookies that remain on your device until you leave the website.

When do we use cookies on our websites?
Our websites only utilize persistent cookies when any browser loads the site, essentially for keeping track and observing website visitor trends and statistics. This is applicable to various internet enabled devices, e.g. PC’s, smartphones and tablets.
Cookies may also be placed in your browser when visiting our website via third party application plugins or when using third party modules on the website. This applies when using social media “sharing” tools via third party application plugins. We do not, however, have access to details regarding your social media or personal data during this process. We can only see which pages of our website have been shared collectively over social media and how many times.

Controlling Cookies on your Device
Cookies on an Internet device help make the user experience of our websites better.
By continuing to use this website, you are consenting to the use of this site’s cookies and similar technologies for the purposes we describe in the Cookies section of this Privacy Notice. If you do not agree to the use of cookies in this or any such way, you can set your browser privacy and cookies settings accordingly.
Most internet browsers are initially set up to automatically accept cookies. You can change the settings to block cookies or to alert you when cookies are being sent to your device, as well as delete them.
There are a number of ways to manage cookies. Please refer to your specific browser instructions or help screen to learn more about how to adjust or modify your cookie browser settings. If you use different devices to view and access this website (e.g. PC, smartphone, tablet, Smart TV) you will need to ensure that each browser on each device is adjusted to suit your cookie preferences accordingly.
For more specific information on how to adjust cookie configurations, please refer to your specific browser.

Changes to our Notice
Any changes we make to our Notice in the future will be posted on this page. Please check back frequently to stay informed of any updates or changes.
Where we intend to further process your personal data for a purpose other than that for which the personal data were collected, we shall provide you, prior to that further processing, with information on that other purpose and with any relevant further information.


Datenschutzhinweise gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“)
Stand: Mai 2018

UPT United Product Tankers und seine verbundenen Unternehmen (“wir”, “unser” oder “UPT”) erkennen und respektieren die Rechte und Privatsphäre von Einzelpersonen. Dazu gehören unsere Kunden, aktuelle und ehemalige Mitarbeiter, Lieferanten und Geschäftspartner.
Dieser Hinweis erläutert, was wir mit Ihren personenbezogenen Daten tun, ob wir unsere Geschäftsbeziehung zu Ihnen aufbauen oder fortsetzen, Ihnen einen Service anbieten, einen Service von Ihnen erhalten oder ob Sie unsere Räumlichkeiten oder unsere Website besuchen.
Er beschreibt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und dabei unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen. Wir schätzen den Datenschutz als wichtig ein und sind bestrebt, Ihre Datenschutzrechte zu schützen und zu schützen. Die Verwendung des Wortes “Verarbeitung” in dieser Erklärung beinhaltet alle Aktionen wie das Sammeln, Bearbeiten, Verwenden, Speichern und Schützen Ihrer persönlichen Daten.
Dieser Hinweis gilt für personenbezogene Daten von Datensubjekten wie Ihnen, unseren Mitarbeitern, Kunden, Besuchern, Lieferanten von Waren und Dienstleistungen, Website-Nutzern und anderen Personen, mit denen wir in Kontakt treten können, um weitere Informationen über unsere Mitarbeiter oder deren angegebenen Notfallkontakt zu sammeln.

Rechtliche Rahmenbedingungen
Diese Mitteilung wurde in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen verfasst, die unter anderem die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) enthalten.

Informationen zur verantwortlichen Stelle
UPT United Product Tankers GmbH & Co. KG
Große Elbstraße 275
22767 Hamburg

Telefon: +49 40 33957 0

Wie verwenden wir Daten?
Wir verarbeiten möglicherweise personenbezogene Daten als Teil unserer Dienstleistungen. Eine solche Verarbeitung kann unter anderem Arbeitsverträge, Anti-Geldwäsche-Maßnahmen, Risikomanagement, Schadenbearbeitung, Dokumentenverarbeitung, Marketing und Beschaffung umfassen.

Welche persönlichen Daten sammeln wir?

Um Sie für eine Beschäftigung zu berücksichtigen oder Sie zu beschäftigen, müssen wir bestimmte Informationen von Ihnen verarbeiten. Wir fragen nur nach Information, die uns helfen, das zu liefern, was als Teil Ihres Bewerbungsprozesses oder Ihrer Anstellung erforderlich ist. Zum Beispiel benötigen wir Informationen wie Ihren Namen, Alter, Kontaktdaten, Ausbildungsdetails, Anstellungshistorie, Notfallkontakte, Angehörige, Passfotos und andere relevante Informationen zum Zwecke Ihrer Beschäftigung.
Um Mitarbeitern die Durchführung unserer Geschäfte zu ermöglichen, wurde ihnen Zugriff auf die Kontaktinformationen anderer gewährt, einschließlich Name, Position, Telefonnummer, Arbeitsadresse, geschäftliche E-Mail-Adresse und Foto (falls Sie sich dazu entschließen, eines zur Verfügung zu stellen).

Damit wir mit Ihnen kommunizieren und sicherstellen können, dass wir bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, wie z. B. KYC (kenne deinen Kunden) und AML (Anti-Geldwäsche), benötigen wir bestimmte Details von Ihnen oder Details einzelner Kontakte in Ihrer Organisation (z.B. ihre Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen).
Wir stellen sicher, dass unsere Marketingkommunikation zeitnah und für Sie relevant ist.

Nutzer der Webseite
Wir erfassen eine begrenzte Menge an Daten, um die Nutzung unserer Website zu verbessern. Dazu gehören Informationen wie die Häufigkeit, mit der Sie auf unsere Website zugreifen, und die Zeiten, in denen unsere Website am beliebtesten ist.

Lieferanten von Waren und Dienstleistungen
Wir benötigen Kontaktdaten von relevanten Personen in Ihrer Organisation, damit wir mit Ihnen kommunizieren können. Wir benötigen auch andere Informationen wie Ihre Bankverbindung, damit wir die von Ihnen erbrachten Dienstleistungen bezahlen können (wenn dies Teil der vertraglichen Vereinbarungen zwischen uns ist).

Im Rahmen der Sorgfaltspflicht und zum Schutz der grundlegenden Interessen unserer Datensubjekte werden wir unter Umständen Notfallkontaktdaten sammeln.


Beim Besuch unserer Räumlichkeiten sammeln wir die notwendigen persönlichen Daten, die für Sicherheits- und Benachrichtigungszwecke erforderlich sind.

Die rechtlichen Grundlagen, die wir für die rechtmäßige Verarbeitung verwenden

Um Geschäfte zu tätigen und unsere gesetzlichen, aufsichtsrechtlichen und vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen, müssen wir folgende rechtmäßigen und grundlegenden Verarbeitungstätigkeiten durchführen:

1. Abschluß von Verträgen
2. Pflege von Verträgen
3. Bereitstellung aller vertraglich vereinbarten Dienstleistungen
4. Rechnungsstellung: Überweisung, Zahlungen und Inkasso
5. Nicht werbliche Kommunikation
6. Marketing und andere Werbekommunikation
7. Risikomanagement und Vertragsprüfung
8. Antworten auf Anfragen
9. Leistungsüberwachung
10. IT- und Telekommunikations-Unterstützungs-Dienste
11. Geschäftskontinuität und Notfallplanung
12. Gesetzliche und regulatorische Verpflichtungen
13. Beantwortung von Anfragen und Beschwerden
14. Personalplanung
15. Schulungen und Zertifizierungen
16. Notfallkommunikation
17. Interaktion mit anderen Organisationen, Industriegruppen und Berufsverbänden
18. Interne Ethikberichte, Sicherheit und Untersuchungen

Wer greift auf diese Daten zu oder hat Zugang zu diesen?
Wir müssen die persönlichen Informationen, die wir verarbeiten, mit Einzelpersonen und auch mit anderen Organisationen teilen. Die folgende Liste enthält eine Beschreibung der Arten von Organisationen, mit denen wir möglicherweise einige der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten teilen müssen.

1. Agenten und Makler
2. Geschäftspartner, andere Berufsverbände und Berater
3. Zentrale und lokale Regierungen
4. Antragsteller, Begünstigte, Abtretungsempfänger und Zahlungsempfänger
5. Anspruchsermittler
6. Beschwerdeführer und Anfragende
7. Gerichte und Tribunale
8. Kreditreferenz-, Inkasso- und Vermittlungsagenturen
9. Aktuelle, vergangene und zukünftige Arbeitgeber
10. Kunden und Klienten
11. Bildungs- und Prüfungsorgane
12. Beschäftigungs- und Arbeitsvermittlungsagenturen
13. Finanzorganisationen und -Berater
14. Angehörige von Gesundheitsberufen, Sozial- und Wohlfahrtsorganisationen
15. Strafverfolgungsbehörden und Staatsanwaltschaften
16. Ombudsmann und andere Regulierungsbehörden
17. Andere verbundene Unternehmen
18. Rentenkassen
19. Polizeikräfte
20. Privatdetektive
21. Fachliche Berater
22. Administratoren für Netzwerkfreigaben
23. Lieferanten und Dienstleister
24. Umfrage- und Forschungsorganisationen
25. Gewerkschaften, Berufsverbände, Berufsverbände und Arbeitgeberverbände

Länder, in denen Daten gespeichert, verarbeitet und/oder übertragen werden
Ihre persönlichen Daten, die wir sammeln, können in der EU oder in jedem anderen Land, in dem wir oder verbundene Dritte Einrichtungen unterhalten, gespeichert und verarbeitet werden. Falls wir Ihre personenbezogenen Daten übermitteln müssen, werden wir alle angemessenen Maßnahmen ergreifen, um die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen zu gewährleisten.

Wie lange bleiben die Daten gespeichert?
Die Aufbewahrung bestimmter Datensätze kann aus einem oder mehreren der folgenden Gründe erforderlich sein:

1. Erfüllung gesetzlicher oder sonstiger regulatorischer Anforderungen
2. Nachweis von Ereignissen / Vereinbarungen im Falle von Streitigkeiten
3. Operative Bedürfnisse
4. Statistische Zwecke

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten grundsätzlich für die Dauer unseres Vertragsverhältnisses. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationsanforderungen. Die z.B. vom Steuerrecht geforderten Aufbewahrungsfristen können bis zu 10 Jahren betragen. Darüber hinaus können spezielle gesetzliche Bestimmungen eine längere Aufbewahrungsdauer erforderlich machen, z.B. Beweise im Zusammenhang mit gesetzlichen Verjährungsfristen. Werden Daten zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Anforderungen nicht mehr benötigt, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, dass ihre beschränkte Weiterverarbeitung zu den oben genannten Zwecken erforderlich ist.

Das Recht, die Einwilligung zu widerrufen
In Fällen, in denen wir Ihre Zustimmung zur Durchführung der Verarbeitung anfordern und entgegennehmen, sind wir auch verpflichtet, diese Verarbeitung einzustellen, wenn Sie sich dazu entschließen, Ihre Zustimmung zu widerrufen. Der Entzug der Zustimmung ist so einfach wie das Einverständnis. Die Rücknahme der Zustimmung kann nicht rückdatiert werden, so dass sie keine Auswirkungen auf die bereits während der Einwilligungsphase durchgeführte Verarbeitung hat.

Das Recht, auf eine Kopie zuzugreifen, sie zu ändern, zu löschen, einzuschränken, zu beanstanden oder anzufordern
Unter bestimmten Umständen haben Sie Rechte in Bezug auf Ihre persönlichen Daten. Diese beinhalten:
1. Zugang zu einer Kopie Ihrer persönlichen Daten
2. Einwand gegen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten
3. Ablehnung, weiteres Direktmarketingmaterial zu erhalten
4. Einwand gegen Entscheidungen, die auf automatisierte Weise getroffen werden
5. Unrichtige personenbezogene Daten berichtigen, blockieren, löschen oder zerstören
6. Einlegen einer Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde
7. Schadenersatz für Schäden, die durch einen Verstoß gegen die DSGVO verursacht werden

Wenn Sie ein Angestellter sind und eines dieser Rechte ausüben möchten, folgen Sie bitte dem entsprechenden Firmenverfahren. Wenn Sie kein Angestellter sind, wenden Sie sich bitte direkt an UPT.

Was passiert, wenn die Daten nicht gesammelt werden?
Ihre persönlichen Daten werden für die Kommunikation und den Abschluss einer vertraglichen Vereinbarung benötigt, um Beschäftigung, Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, mit Ihnen zu kommunizieren oder eine vertragliche Vereinbarung mit Ihnen einzugehen. Dies umfasst sowohl Geschäfts- als auch Arbeitsverträge.
Wir benötigen personenbezogene Daten um:
1. eine einvernehmliche bilaterale Kommunikation zu ermöglichen
2. sie an vorvertraglichen Aktivitäten zu beteiligen
3. vertragliche Verpflichtungen einzuhalten
4. in der Lage zu sein, Mitarbeiter einzustellen

Ohne diese Daten können wir diese primären Aktivitäten nicht durchführen.

Automatisierte Entscheidungsfindung
Wir nutzen keine automatisierte Entscheidungsfindung.


Ein Cookie ist eine kleine Datei, die auf internetfähigen Geräten platziert wird, um ein Gerät bei wiederholten Besuchen zu erkennen und die Eigenschaften und Funktionalitäten einer Website zu aktivieren. Sie werden verwendet, um die Funktion von Webseiten überhaupt zu ermöglichen, sie zu verbessern und den Betreibern der Webseite Informationen zur Verfügung zu stellen.
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Cookies ermöglichen es uns beispielsweise, ein Gerät zu identifizieren, den Zugriff auf unsere Websites zu sichern und die Einstellungen für das Surfen im Internet zu verfolgen.

Cookies können auch verwendet werden, um Sie als Benutzer beim Besuch unserer Website zu erkennen, Ihre Präferenzen zu speichern und Ihnen insgesamt eine personalisierte Erfahrung zu bieten, die Ihren Einstellungen entspricht.

Im Wesentlichen gibt es zwei Arten von Cookies:

• dauerhafte Cookies und
• Sitzungscookies

Ein dauerhaftes Cookie hilft der Website (und den Anwendungen von Drittanbietern), Sie als vorhandenen Benutzer zu erkennen, so dass es bei einer Rückkehr auf die Site einfacher ist, mit Ihrer vorhandenen Benutzererfahrung fortzufahren.
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Wann verwenden wir Cookies auf unseren Websites?
Unsere Websites verwenden nur dauerhafte Cookies, wenn ein Browser die Website lädt, im Wesentlichen, um Trends und Statistiken der Website-Besucher zu verfolgen und zu beobachten. Dies gilt für verschiedene internetfähige Geräte, z. PCs, Smartphones und Tablets.

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Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Cookies zu verwalten. Weitere Informationen zum Anpassen oder Ändern der Cookie-Browsereinstellungen finden Sie in den Anweisungen zu Ihrem Browser oder in der Hilfe. Wenn Sie verschiedene Geräte verwenden, um diese Website anzuzeigen und darauf zuzugreifen (z. B. PC, Smartphone, Tablet, Smart TV), müssen Sie sicherstellen, dass jeder Browser auf jedem Gerät den Cookie-Einstellungen entsprechend angepasst wird.

Genauere Informationen zum Anpassen von Cookie-Konfigurationen finden Sie in Ihrem Browser.

Änderungen unserer Erklärung
Alle Änderungen, die wir in Zukunft an unserer Datenschutzerklärung vornehmen, werden auf dieser Seite veröffentlicht. Bitte schauen Sie regelmäßig vorbei, um über Updates oder Änderungen informiert zu bleiben.
Wenn wir beabsichtigen, Ihre personenbezogenen Daten zu einem anderen Zweck als dem, für den die personenbezogenen Daten erhoben wurden, weiter zu verarbeiten, stellen wir Ihnen vor dieser weiteren Verarbeitung Informationen zu diesem anderen Zweck und gegebenenfalls weitere relevante Informationen zur Verfügung.